Närhet på avstånd bygger samarbete

Följande text publicerades även i Entré nr 1, 2014:

Går det att uppnå framgångsrikt samarbete trots stora avstånd? Kristina Westermark har studerat fyra små, svenska IT-företag med kontor i både Indien och Sverige. Hennes avhandling visar att om det ska fungera behövs engagerade medarbetare, bra teknik, och en vilja att skapa närhet.

Kristina Westermark ville undersöka hur vi kan förstå närhet i en global ekonomi, när företag befinner sig på många olika platser men ändå vill samarbeta. Att hon valde att studera just svenska IT-företag i Indien var mest en slump. Hon sökte på nätet och fann olika spännande artiklar och forum, och fastnade för en diskussion om att det kan vara problematiskt att ha företag i Indien.

Hon kom i kontakt med fyra svenska IT-företag som hon studerade 2008–2012. Hon satt med på möten, följde arbetet både i Sverige och Indien, samt intervjuade medarbetare. Tre av de fyra företagen uttryckte att de var verksamma i Indien för att de ville skapa en känsla av samarbete över avstånd.

– Det tyckte jag var så spännande – för det går emot det som man brukar prata om inom akademin. Att ju krångligare saker är, desto närmare fysiskt måste man vara. Ska man ha någon form av samarbete mellan kund och programmerare till exempel, så ska man helst sitta i samma lokal för att det ska bli mest effektivt. Men det här är företag som försöker göra samma sak på 600 mils avstånd. Går det, eller är det kört från början?

Självklart blir tekniken viktig för företag som ska samarbeta över långa avstånd. I dag finns det billig – och kostnadsfri – teknik som exempelvis möjliggör samtal med video.

Förutom fungerande teknik och bredband är det viktigt med nyckelpersoner som känner till landet och kulturen. De blir en slags medlare och översättare.

– Företagen som lyckats relativt bra har svenskar på plats med tidigare erfarenhet av Indien. De känner sig bekväma både i Sverige och Indien, och förmedlar gärna det till andra.

– Det spelar stor roll vilka individer som är involverade. Företag som har ambitionen att samarbeta över avstånd, behöver ha drivna medarbetare om det ska fungera. De måste känna till den svenska kontexten där kunden sitter – och den indiska kontexten där några eller alla programmerare sitter. Det ökar förståelsen för varandra, och skyndar på processen över avstånd.

Att även ta fysiska möten då och då är en viktig faktor som snabbar på samarbetsprocessen. Allt för att bygga relationer mellan dem som jobbar på de olika kontoren. Det behövs också en flexibilitet att testa olika saker för att skapa närhet över avstånd, till exempel intranät eller andra system där man kan diskutera och dela information.

– Tro inte att det bara händer. Det krävs ett medvetet arbete på individnivå för att få folk att faktiskt lära känna varandra. Den processen får man inte glömma bort eller ignorera, då kommer man stöta på patrull ganska snabbt. Vi behöver lära känna varandra. Det kan vi göra genom att träffas, eller prata mycket med varandra.

Westermark skulle vilja se mer forskning kring internationalisering av små företag inom tjänstesektorn. Forskning som går på djupet.

– Det flesta företag som jag har studerat ger exempel på att det faktiskt fungerar. Det går att skapa komplexa samarbeten över kulturer, nationsgränser och avstånd. Det fungerar även med samarbeten som inte är så strukturerade, utan mer av diskussionskaraktär. Och det blir ju mycket roligare om vi kan hjälpa varandra att bli bättre.

För mer info: kristina.westermark@humangeo.su.se

Så får du distansföretagandet att funka

– Skaffa tekniska lösningar som stödjer kommunikationen
– Anställ engagerade nyckelpersoner med en fot i varje land
– Låt medarbetarna träffas öga mot öga ibland———