Informell formalisering från dag ett

Följande text publicerades även i Entré nr 4, 2008:

Ofta tror ledningen i nystartade företag att formaliseringen av organisationsstrukturer är något man kan vänta med – tills verksamheten har etablerats, eller tills antalet anställda har ökat till en viss nivå. Men där har de fel, menar Ingela Sölvell. Den informella formaliseringen är redan igång.

Organisatorisk flexibilitet brukar lyftas fram som en konkurrensfördel hos nya, högteknologiska företag. I forskningen jämförs de med etablerade företag, som måste brottas med sina formella strukturer. Ingela Sölvell intresserar sig för gapet däremellan. Hur och varför växer formella strukturer fram? Och varför är de viktiga?

Sölvell har lagt fram sin avhandling Formalization in high-technology ventures vid Handelshögskolan i Stockholm. I den följer hon fyra nya företag på nära håll: genom intervjuer med vd, observationer vid ledningsgruppsmöten och kontinuerliga dialoger med de anställda.

– I organisatoriska sammanhang ses allt som ledningsproblem. Samtidigt är det känt i entreprenörskapslitteraturen att de första anställda, som lever nära verksamheten, tar ett brett ansvar för organisationen, säger Ingela Sölvell.

Två aktörer

Hennes forskningsresultat visar också på en tudelad ansvarsfördelning. När formella strukturer ska skapas i nystartade företag finns två viktiga aktörsroller: grundare/vd axlar den ena, och de anställda den andra.

– Det gäller att inse att formaliseringen pågår från dag ett. Om inte ledningen tar tag i frågan tidigt kommer självorganiseringen att dominera.

Formalisering innefattar sådant som informationsprocesser, human resource-frågor, organisatoriska roller och produktutveckling. Men i det dagliga arbetet sker formalisering på en operativ nivå. De anställda skapar rutiner och mallar, exempelvis för hur de ska kommunicera, samordna arbetet och agera gentemot kunder.

Ju mer inarbetade rutinerna blir, desto svårare är det att rucka på dem via ett ledningsbeslut. Detta missar många ledare i företagets tidiga skeden. De är helt fokuserade på produkten, och resonerar ofta att ”Just nu har vi ingen stabil grund att utveckla organisationen ifrån”.

– Men det går inte att låta bli att formalisera! Den informella formaliseringen är en pågående process som inte låter vänta på sig. Och den entreprenör som sent omsider vill skapa formella strukturer, kommer att märka att det inom företaget redan finns accepterade strukturer, säger Ingela Sölvell.

Extern kompetens underordnad

Extern expertis i all ära, men i formaliseringen av det nystartade företaget är det ändå ”inifrånkunskapen” som smäller högst.

– I min forskning har jag sett välvilliga försök från riskkapitalister att hjälpa till, men det är svårt. De är väldigt långt ifrån de processer som pågår i företaget.

– Det finns inget optimalt sätt att organisera, men entreprenören bör utgå från hur det faktiskt fungerar inuti företaget. Sedan kan styrelseledamöter och investerare gärna fungera som ett stöd. De kan bidra med sina erfarenheter, och föra en dialog med entreprenören om organisering.

För mer info: ingela.solvell@hhs.se
———–