Stora inköpssystem missar små aktörer

Följande text publicerades även i Entré nr 4, 2019:

Elektroniska marknadsplatser, i det här fallet internetbaserade system där större organisationer gör sina inköp, kan enkelt förbättras till nytta för både köpare och säljare. Det anser Johan Petersson som har studerat hur marknadsplatserna kan utformas för att passa mindre leverantörer.

Johan Petersson har studerat elektroniska marknadsplatser under lång tid, och utifrån olika perspektiv. Han slogs av att det finns kunskapsluckor kring hur behoven ser ut, särskilt ur mindre leverantörers synvinkel. Det ledde fram till doktorsavhandlingen Elektroniska marknadsplatser: IT-stöd för små och medelstora leverantörer.

– Hittills har den här typen av företagsinriktade marknadsplatser primärt varit utformade för köpande organisationer, medan leverantörernas behov har prioriterats ned. Det är kanske inte så konstigt, med tanke på att det oftast är köparna som betalar för systemen. Men även i tidigare forskning har leverantörsperspektivet kommit i skymundan, säger Johan Petersson.

Den elektroniska marknadsplats som han har studerat är vanligt förekommande när svenska offentliga aktörer gör sina inköp av icke-strategiskt gods, som pennor och papper. Många små och medelstora leverantörer är hänvisade till denna enda försäljningskanal. Sedan 1 april 2019 finns en lag som innebär att alla leverantörer som vill göra affärer med landets myndigheter måste kunna skicka e-fakturor.

– Marknadsplatserna fungerar som inköpssystem. De omfattar också viktiga funktioner för de leverantörer som säljer varor via systemen, bland annat möjligheten att skicka elektroniska fakturor.

Leverantörerna betalar sällan för att använda den här typen av marknadsplatser. Resultatet blir att de ofta fungerar dåligt för dem. I avhandlingen kategoriserar Johan Petersson små och medelstora leverantörers önskemål samt presenterar sju kriterier för hur en marknadsplats bör se ut.

Kategoriseringen visar att leverantörerna framför allt använder marknadsplatsen för att tillmötesgå befintliga kunders önskemål och krav. Två förutsättningar behöver vara uppfyllda för att mindre leverantörer ska vara aktiva på marknadsplatserna. Dels måste de ha möjlighet att granska och påverka sin information, och dels måste marknadsplatsen överensstämma med leverantörens övriga verksamhet.

För att få fram kriterierna om hur marknadsplatser bör utformas, har Petersson intervjuat områdesexperter, operatörer och mindre leverantörer. Han har även gått igenom manualer, interna instruktioner om hur man använder marknadsplatsen och hur man handlar med stora offentliga köpare. Dessutom fick Johan Petersson tillgång till marknadsplatsens utbildningsmiljö. Det innebar att han kunde testa systemet som om han själv hade varit leverantör.

Genom att utveckla elektroniska marknadsplatser som tar hänsyn till mindre leverantörers behov, skulle inte bara säljarna gynnas. Även operatörerna som tillhandahåller marknadsplatsen och myndigheterna som gör inköp skulle kunna dra nytta av det, menar Petersson.

– Med större kunskap om sin egen situation, kan leverantörerna bli bättre kravställare – och framför allt våga ställa krav på operatörerna. Operatörerna får ökad kännedom om säljarnas behov och kan utveckla system som även passar för mindre leverantörer. Slutligen kan köparna begära att operatörerna ser till att ha ett brett utbud av leverantörer, och att små och medelstora företag ges samma förutsättningar som större, säger han.

Johan Petersson ser stora risker för köparna om situationen inte förbättras för de mindre leverantörerna.

– Faran är att mindre företag inte tycker att det är lönsamt eller praktiskt möjligt att sälja på de här marknadsplatserna. Följden blir att konkurrensen försämras och priserna stiger. Det drabbar naturligtvis köparna.

Hittills har utvecklingen gått långsamt. Ändå är han hoppfull om att situationen för små och medelstora leverantörer på elektroniska marknadsplatser kommer att förbättras.

– En viktig slutsats i min forskning är att läget för de mindre leverantörerna inte tycks ha förändrats till det bättre i takt med teknikutvecklingen. Samtidigt visar resultatet att det krävs relativt små anpassningar för att skapa en mer gynnsam situation för alla aktörer som verkar på elektroniska marknadsplatser, säger Petersson.

Enligt den nya lagen måste offentliga köpande organisationer kunna hänvisa leverantörer till så kallade portaler. Dessa leverantörsportaler kan tillhandahållas av marknadsplatsoperatörer, och vara mer eller mindre anpassade efter små och medelstora företags förutsättningar.

– Hur portalerna utformas är en mycket viktig fråga. De kan vara den enda möjligheten för mindre leverantörer att överhuvudtaget framställa elektroniska fakturor.

– Det blir intressant att se vilka diskussioner som uppstår om de elektroniska marknadsplatserna framöver, och om inköpssystemen kommer att anpassas efter mindre leverantörers behov, säger Johan Petersson.

Kontakta johan.petersson@oru.se

7 viktiga kriterier för e-marknadsplatser

Johan Petersson har i sin forskning identifierat vad som krävs för att elektroniska marknadsplatser ska fungera bättre för mindre leverantörer.

1. Möjlighet till kontroll av den egna informationen och information som är matchad mot leverantörens övriga verksamhet. Det kan handla om att leverantörerna ska kunna göra förändringar i sina produktkataloger och att marknadsplatsen kan ta emot leverantörens produktdokument.

2. Balans mellan olika leverantörsbehov. Leverantörer har olika förutsättningar och behov som måste kunna mötas. Det är stor skillnad på att ha 250 anställda och 2 anställda.

3. Hög grad av leverantörsflexibilitet. Vissa leverantörer som använder portalen vill kanske skicka in en produktkatalog, ta emot order, vända order och skicka en faktura. Andra vill bara göra de första två stegen.

4. Effektivt utnyttjande av leverantörens resurser. Leverantören ska exempelvis slippa omregistrera samma information flera gånger och kunna använda sitt eget produktregister som utgångspunkt för orderbekräftelse.

5. Utrymme för egna leverantörsbeslut. Det ska finnas möjlighet för leverantören att själv välja katalogformat och vilken detaljinformation som ska visas för en viss produkt.

6. Möjlighet för leverantörer att kontrollera sina handlingsförutsättningar. Leverantörerna vill ha möjlighet att se hur en produkt som de har lagt in visar sig för kunderna, det vill säga att själva kundvyn synliggörs.

7. Tydlighet i uppdrag, roller och ansvar. Till exempel måste rollen som inköpare vara tydligt formulerad. Om det framgår att kommunen inte kan göra en order per telefon skulle leverantören lättare kunna neka köparen det – och därmed slippa onödigt extraarbete.———–