Smartare användning av data kan stärka mindre företag

Följande text publicerades även i Entré nr 1, 2020:

För att öka produktionen investerar många företag i nya IT-system. Men det är inte alltid rätt väg att gå. Kristens Gudfinnsson har i sin forskning tagit fram ett ramverk för mindre företag. Det kan hjälpa dem att utnyttja befintliga IT-system och insamlade data bättre, och därmed jobba smartare.

Kristens Gudfinnsson har disputerat i informationsteknologi på Högskolan i Skövde och forskar inom området business intelligence, BI. Det är ett samlingsnamn för IT-baserade beslutsstöd och handlar exempelvis om att bearbeta stora mängder data. Med hjälp av BI kan organisationer förstå sin verksamhet bättre, och därmed fatta klokare beslut.

Hittills har forskningen om hur företag kan använda sig av BI främst varit inriktad på större företag – trots att 99 procent av alla bolag i Sverige och Europa är små och medelstora. Kristens Gudfinnsson tyckte att det var märkligt. De mindre företagen har helt andra förutsättningar och resurser än de större. Det gör att vissa rekommendationer kring införande av BI inte är relevanta för de mindre organisationerna.

Gudfinnsson beslöt sig därför för att titta närmare på hur små och medelstora företag använder BI i dag, vilka utmaningarna är och hur de kan mötas. I sin avhandling Towards facilitating BI adoption in small and medium sized manufacturing companies bidrar han med kunskap om hur små och medelstora företag inom tillverkningsindustrin kan förbättra beslutsfattandet med hjälp av BI, och därmed nå djupare insikter om den egna verksamheten.

– Min forskning visar att chefer ofta inte riktigt vet var i verksamheten de kan använda business intelligence, eller vilket stöd de kan få av det. Den stora frågan har med andra ord varit hur vi kan hjälpa företag att tillämpa BI utifrån ett helhetsperspektiv, säger Kristens Gudfinnsson.

– Dålig förståelse för BI kan resultera i att företagen köper in dyra IT-system utan närmare eftertanke. Det skulle vara mer effektivt om de först utnyttjade det IT-system de redan har, och etablerade ett BI-tänk inom företaget. Då ser de vilka behov de har, och kan göra ett klokare köp om det behövs ett nytt system.

Han har tagit fram ett ramverk, Business Intelligence Facilitation Framework, som består av fyra olika faser. Det kan hjälpa företag att identifiera områden där BI kan stödja verksamheten, och därefter avgöra om de nuvarande IT-systemen fungerar.

– Ramverket kan till exempel visa att företaget inte har rätt mjukvara. I och med att behoven har identifierats, blir företaget en bättre beställare. De vet redan i förväg vad som krävs av ett nytt IT-system, säger Kristens Gudfinnsson.

För att kunna ta fram ramverket har Gudfinnsson samverkat med sex medelstora, tillverkande företag – fem i Skaraborg och ett i Norge.

– Tillsammans med företagen har jag tagit fram en lösning som baseras på företagens erfarenheter, men också på teori och litteratur inom området. Ramverket kan verka komplext, men vi har generaliserat så mycket att det ska fungera i alla verksamheter.

Företag som vill använda ramverket bör följa det i sin helhet och uppehålla sig vid punkter där det ”svider”, som Gudfinnsson uttrycker det.

– Därefter kan man börja gräva djupare i ett specifikt problem. Finns det ett tydligt ägarskap av problemet? Vad har det för påverkan på verksamheten? Berörs hela verksamheten eller bara en del?

Kristens Gudfinnsson förvånades mest i sin forskning av att digitaliseringen inte har slagit igenom fullt ut i svenska små och medelstora företag.

– Jag kan konstatera att den digitalisering som diskuteras, och ses som nödvändig i ledningsrummen, inte verkar ha nått svenska styrelserum i någon större utsträckning. Det är lite skrämmande med tanke på diskussionen kring Industri 4.0 och smart factories.

– Vi behöver utnyttja IT bättre för att bemöta hårdnande konkurrens. Och då får vi inte glömma bort de mindre och medelstora företagen.

Han överraskades också av att små och medelstora tillverkningsföretag ofta stirrar sig blinda på produktionen, som om det bara är den som kan dra nytta av BI.

– De företag som jag har studerat är tillverkande företag, så det är inte konstigt att fokus ligger på produktionen. Men när jag tillsammans med företagen började identifiera problem, fann vi flera andra områden som kan förbättras med hjälp av BI. Det var allt ifrån informationsflöden till måluppfyllelse och mätetal i säljprocessen. Även kundkontakten kan förbättras med hjälp av BI, säger Kristens Gudfinnsson.

Sammanfattningsvis innebär en bättre användning av BI hos små och medelstora företag positiva effekter för företagen själva, för större organisationer och för samhället i stort, menar han. Att få in ett BI-tänk i företagen öppnar för möjligheter till effektivisering. De kan undvika onödiga kostnader, eftersom de med hjälp av BI får en bättre förståelse för sin verksamhet och dess behov.

Mer effektiva småföretag ger också ringar på vattnet, eftersom större bolag ofta är beroende av mindre bolag som underleverantörer.

– Små och medelstora företag är kärnan i våra samhällen. Om vi ger dem de bästa förutsättningarna för lönsamhet, kommer det att få positiva implikationer för samhället i stort.

Nästa steg är att få fler små och medelstora företag att testa ramverket, så att Kristens Gudfinnsson kan fortsätta att vidareutveckla det. Han uppmanar därför företag att ta kontakt för potentiella forskningssamarbeten.

– Nu är ramverket inbyggt i en 300-sidorsavhandling. Det är inte så många företag som har tid och resurser att ta sig an det. Min tanke är att sammanställa en kortare beskrivning och möjligtvis någon form av digitalt stöd i en handbok, säger Kristens Gudfinnsson.

Kontakta kristens.gudfinnsson@his.se

Ramverket i korthet

– Välj ett problem som svider
– Skapa tydligt ägarskap av problemet
– Ta fram nyckeltal för att mäta effekter
– Se till att involvera alla intressenter

Klassiska utmaningar kring BI

– Ägare/chefer vet inte hur BI kan stötta organisationen
– Företag vet inte hur eller var de ska börja arbeta med BI
– Det är svårt att se en tydlig koppling mellan företagets mål och införande av BI-tänk———–