Skapa luft i kalendern – oplanerat arbete driver innovation

En maskin går sönder, någon ber dig att titta på en grej ”lite snabbt bara”, och sen en plötslig konflikt på teknikavdelningen. Ja, ledares vardag är full av oplanerat arbete – och det är toppen för företagets innovationsförmåga.

– Över 60 procent av ledarnas aktiviteter under dagen är kortare än tre minuter. Hälften av arbetstiden ägnas åt oplanerat arbete, och hälften till uppgifter man har planerat för i sin kalender, säger Kristina Sollander, Tekniska högskolan i Jönköping.

Hon har i sin doktorsavhandling studerat innovationsarbete i små och medelstora tillverkningsföretag. Det har hon gjort genom att studera ledningsarbete och vad det innehåller, samt hur mycket av arbetet som är planerat respektive oplanerat arbete.

Ger tid för reflektion

Med oplanerat arbete menas tid då något oväntat händer, som att en kund eller kollega kommer och ”stör”. Men lika mycket av det oplanerade arbetet initieras av cheferna själva.

– Man tar till exempel en rundtur på arbetsplatsen för att känna av hur medarbetarna mår. Är de stressade? Glada? Finns det problem man kan hantera proaktivt? Man vill fånga upp diskussioner och idéer som potentiellt kan tas vidare. Eller så tar man en skyffel och sopar upp skräp från golvet, eller går och handlar en burk färg.

– Ofta sker den typen av arbetsuppgifter när man har behov av att varva ner efter en konflikt eller ladda inför en ansträngande arbetsuppgift. Då kan de enklare arbetsuppgifterna ge utrymme för vila och reflektion, säger Kristina Sollander.

Överraskade sig själva

Man vet aldrig när innovativa lösningar dyker upp eller från vem. Ett företag som Sollander studerat kom på en ny tillverkningsprocess till en produkt som tidigare producerats i Kina. Men tack vare en hel del oplanerat arbete fyllt av reflektion och diskussioner, kom de på en tillverkningsmetod som gjorde att de kunde producera produkten till samma låga kostnad som på andra sidan jordklotet.

– Detta var en processinnovation. Företaget såg sig initialt inte som innovativa men kan i dag se att det var en jätteinnovation på deras område, berättar Kristina Sollander.

Skapar mjuka värden

I sin forskning kan hon se att oplanerat arbete ger utrymme för mjuka värden, så som en tillåtande kultur där medarbetare känner sig lyssnade till och får möjlighet att komma med nya idéer.

– Ledare kan skapa en innovativ företagskultur genom ta sig tid att lyssna på sina medarbetare, oavsett roll i företaget. Och det är ofta i det oplanerade arbetet som basen för nya idéer skapas. En spontan idé vid kaffeautomaten om att byta plats på en skruv på en maskin kan visa sig göra processen mer effektiv och spara stora summor åt företaget, säger Kristina Sollander.

Tips till ledare som vill öka innovationsförmågan i organisationen:
• Jobba för att organisationen ska värdera oplanerat arbete

• Skapa luft i kalendern för att ha tid för det oplanerade arbetet

• Finn ro i att dagarna innehåller mycket oplanerat arbete – det öppnar upp för reflektion och kan stärka innovationsförmågan

• Satsa på att skapa en kultur där alla vågar lyfta alla typer av idéer

• Var lyhörd och ha ett öppet förhållningssätt till alla medarbetare och deras idéer

Kontakta kristina.sollander@ju.se

Mer om avhandlingen
Kristina Sollander disputerar 18 augusti vid Tekniska högskolan i Jönköping med avhandlingen Unplanned Managerial Work: A Driver for Knowledge Creation and Innovation Capabilities in Manufacturing SMEs. Till avhandlingen.